潮州市卫生健康局

文书档案整理及数字化服务采购需求书

项目简介

本项目为潮州市卫生健康局文书档案整理及数字化服务采购，对本单位（原市人口计生局）1996年-2013年文书档案进行整理及数字化处理，诚邀符合资质条件的供应商参与报价，现将有关情况公告如下：  

一、项目服务内容及要求

对1996年-2013年文书档案档案进行整理及数字化整理：档案数字化约3853件（约30000页）。成交供应商必须为项目建立专门的项目组，指定专人为项目负责人，同时必须具有科学的组织架构、合理的人力配置和流程管理、明确的项目进度计划、严密的管理制度、严格的质量检验办法和周密的安全保密措施。

具体档案数字化处理流程如下：

（1）档案借调

成交供应商与采购人项目管理人员办理档案借调手续，借出待整理档案。同时应做好交接记录，办理交接手续。

（2）档案整理

档案装订物拆除：逐卷拆除档案中的原金属装订物(如：金属夹条、回形针、订书钉、大头针等)及一般线装物(如：后期装订线等)。拆除档案装订物时可使用相应工具，但必须小心细致，不得损毁档案。档案原件采用装订线装订的，将装订线拆除。将已拆解的档案排好顺序，并用夹子夹好，不得出现漏缺页及顺序差错。对档案破损、霉坏等需修裱的案卷进行处理。

（3）编制页码

不空号、不漏号、不重号，每件均需详细检查，正面页码盖于档案右上角，背面页码盖于档案左上角，做到一目了然。

（4）目录著录

根据实体档案文件内容拟写档案档号、责任者、题名、时间等，做到准确详尽，方便检索。

（5）装订

根据原有档案类型，恢复成原状。

（6）装盒及填写

根据档案整理标准，按年度、全宗号、目录号、保管期限、件号顺序装盒并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

（7）档案扫描

按照300dpi以上分辨率进行彩色扫描，以PDF格式存储。

（8）图像处理

纠偏、去污、拼接、裁边等，并处理成JPG图像。

（9）图像打包

把扫描形成的文件图像按纸质文件的形式打成PDF文件包。

（10）数据挂接

将档案数字化过程中形成的PDF图像文件批量挂接到档案目录数据库。    

二、项目人员配备要求

1.成交供应商须拥有稳定专业的档案整理队伍，合理配置人员（特别是整理、著录、质检等关键环节），驻场工作人员应具备一定的学历与素质，满足项目实施所需的专业知识与技能，能胜任相应岗位的工作。并保证项目的进度和质量。

2.成交供应商必须明确项目经理，说明主要参与人员的职责及任务。项目经理在整个项目运行期间必须驻场。成交供应商不得随意更换项目经理和工作人员。

3.法定工作时间每天8：30－17：30。根据项目进度要求，经采购人和成交供应商双方协商，可另行安排加班时间，如周六、周日加班。

4.档案整理场所应设有储物箱柜，供工作人员和访客存放物品。严禁将水杯等私人物品以及照相机、摄像机、手机、电脑、移动存储介质等电子设备带入工作区域。

5.成交供应商需配备专人负责加工现场每天准时开门锁门，并进行现场管理。对加工现场进行消防安全巡查，消除火灾隐患。每天下班前确保电脑、打印机、照明灯等电器设备切断电源，方可关窗锁门离开。

6.成交供应商应建立现场上下班物品清点值班制度，严禁任何人员擅自将档案整理场所内的物品带离现场。下班后，移动存储设备应存放于专柜、上锁，指定专人负责保管。

三、设施设备要求

1.成交供应商需自备开展项目所需的计算机、打印机、办公用品等设备和物品，并负责设备的维修、维护及耗材等费用，项目采购人不再另行支付其它费用。

2.档案整理所需的计算机各种硬件设备、软件系统和档案装具等，应符合国家相关法律法规和标准的要求。计算机网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。

四、其他要求

1.成交供应商不得部分转让或全部转让其应履行的义务。未经采购人书面同意，成交供应商不得将合同项下应由成交供应商履行的义务和工作分包、转包给第三方完成。

2.成交供应商参加该项目的所有工作人员（包括管理人员和工作人员）必须严格遵守保密制度和采购人的有关制度规定，严格执行规定的工作时间；不得损坏、丢失、涂改档案原件；不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所；成交供应商工作人员应保持工作环境的整洁、卫生；未经采购人管理人员同意，不得将工作间任何物品带出工作间外。

3.成交供应商必须严格遵守国家有关法律法规，严格遵守国家和广东省档案行政管理部门有关文件的规定，严格遵守潮州市档案馆有关档案管理的规定。主要法律法规包括：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《档案著录规则》（DA/T 18—1999）、《档案分类标引规则》（GB/T 15418—94）、《档案主题标引规则》（DA/T 19—1999）、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）等。

五、供应商资格

1.供应商必须是国内依法登记注册的法人或其他组织，且无境外（含港、澳、台）组织机构、人员投资或参与经营管理；

2.供应商必须取得档案行政管理部门中介备案回执单；

3.供应商过去三年未发生过档案安全事故、泄密事件，无非法获取或非法持有档案、档案复印件、国家秘密载体等行为记录。

六、采购项目商务要求

1.完成期：签订合同之日起2个月内完成项目涉及所有档案整理及数字化工作。

2.验收：项目采购人依照合同约定条款进行验收，并出具验收报告。

3.结算方式及付款方式：

①本项目数量为估算数量，最终按实际工作量结算。

②项目经验收合格并取得乙方足额、有效、合法的付款凭证后，由甲方在10个工作日内一次性支付合同全部价款。

七、报名方式

请有意参与的公司于2024年10月31日17:00前，将报价方案、公司营业执照复印件一式一份密封后加盖单位骑缝章提交潮州市卫生健康局4楼，联系人：杨先生，联系电话：0768-2280245。未作密封盖章处理和逾期送达的文件将视为无效。经择优筛选后，我单位将主动联络符合条件的公司洽谈。未被择优选用公司的材料恕不退回。

                      潮州市卫生健康局

                        2024年10月25日